1. Aufgaben und Stellung des AIdGL
1.1. Das Institut für donauschwäbische Geschichte und Landeskunde (IdGL) hat die Aufgabe, auf der Grundlage des § 96 des Bundesvertriebenengesetzes die Geschichte, Landeskunde und Dialekte der deutschen Siedlungsgebiete in Südosteuropa sowie die zeitgeschichtlichen Fragen von Flucht, Vertreibung und Eingliederung der deutschen Heimatvertriebenen wissenschaftlich zu erforschen und zu dokumentieren. Zu diesem Zweck unterhält es ein Archiv (AIdGL).
2. Benutzung des AIdGL
2.1. Jede Person, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das AIdGL benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern und Eigentümerinnen des Archivguts nichts anderes ergibt.
2.2. Als Benutzung des AIdGL gelten
a) Auskunft und Beratung durch das Institutspersonal,
b) Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen elektronischen Hilfsmittel,
c) Einsichtnahme in das Archivgut und in archivarische Dokumentationsmaterialien.
2.3. Das Archivgut kann nur in den dafür vorgesehenen Benutzerräumen im IdGL während der Öffnungszeiten der Institutsbibliothek eingesehen werden. Die Öffnungszeiten werden durch Aushang und auf der Website des IdGL bekanntgegeben. Eine Ausleihe von Archivgut außerhalb der Benutzerräume findet nicht statt. Das Betreten der Magazine durch die Benutzerin/den Benutzer ist untersagt.
2.4. In Ausnahmefällen kann Archivgut an auswärtige, hauptamtlich verwaltete Archive und zu Ausstellungs- und Digitalisierungszwecken ausgeliehen werden.
3. Benutzungserlaubnis
3.1. Die Benutzung des AIdGL wird auf Antrag zugelassen, soweit Sperrfristen nicht entgegenstehen. Das AIdGL wendet analog die Sperrfristen des § 6 Abs. 2 des Landesarchivgesetzes an, soweit sich aus Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern und Eigentümerinnen des Archivguts oder Veräußerungen nichts Anderes ergibt.
3.2. Im Benutzungsantrag ist anzugeben, für welche Archivdokumente/Archivbestände die Benutzung beantragt wird, zu welchem Zweck sie erfolgt und ob eine Veröffentlichung vorgesehen ist. Die Antragstellerin/Der Antragsteller hat sich auf Verlangen auszuweisen.
3.3. Die Benutzung des AIdGL ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
c) der konservatorische Zustand des Archivgutes gefährdet würde,
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern und Eigentümerinnen entgegenstehen.
3.4. Die Benutzung des AIdGL kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl des IdGL verletzt werden könnte,
b) die Antragstellerin/der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
c) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist oder
d) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Publikationen oder Reproduktionen, erreicht werden kann.
3.5. Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z. B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) die Benutzerin/der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält oder
d) die Benutzerin/der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
4. Verhalten in den Benutzerräumen
4.1 In den der Benutzung dienenden Räumen der Bibliothek ist Ruhe zu wahren. Die bereitgestellten Arbeitsmittel und die Einrichtungsgegenstände sind sorgfältig zu behandeln. Die Bibliotheksräume und Arbeitsplätze sind sauber zu halten. Rauchen, Trinken und Essen sind in der Bibliothek nicht gestattet.
4.2 Mäntel und ähnliche Bekleidungstücke, Schirme, Taschen, Gepäckstücke, größere Gegenstände und Nahrungsmittel dürfen nicht in die Bibliotheksräume mitgenommen und müssen unter Ausschluss jeglicher Haftung in den dafür vorgesehenen Schließfächern und an der Garderobe belassen werden.
4.3 Die Benutzung des Gäste-WLANS des Instituts ist während des Aufenthaltes in der Bibliothek gestattet. Es gelten dafür die per Aushang bekanntgegebenen „Regelungen zum Gäste-WLAN“ in der jeweils gültigen Fassung.
5. Vorlage von Archivgut
5.1. Das IdGL kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann die Bereithaltung des Archivguts zeitlich begrenzen.
5.2. Das Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
- Bemerkungen und Striche anzubringen,
- verblasste Stellen nachzuziehen,
- auf dem Archivgut zu radieren, sie als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.
5.3. Bemerkt die Benutzerin/der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat sie/er diese unverzüglich dem Institutspersonal anzuzeigen.
6. Haftung
Die Benutzerin/Der Benutzer haftet für die von ihr/ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für sonstige bei der Benutzung des AIdGL verursachte Schäden. Dies gilt nicht, wenn sie/er nachweist, dass sie/ihn kein Verschulden trifft.
7. Auswertung des Archivguts
Die Benutzerin/der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen des IdGL, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu beachten. Sie/Er hat das IdGL von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.
8. Belegexemplare
8.1. Die Benutzerin/Der Benutzer ist verpflichtet, von einer Publikation im Sinne von 2 Abs. 1 des Pflichtexemplargesetzes, das sie/er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des AIdGL verfasst oder erstellt hat, nach dem Erscheinen oder der Erstellung dem IdGL unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.
8.2. Ist der Benutzerin/dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung eines Belegexemplars insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten der Publikation nicht zumutbar, kann sie/er dem IdGL entweder ein Exemplar der Publikation zur Herstellung einer Vervielfältigung und Digitalisierung für einen angemessenen Zeitraum überlassen oder eine Entschädigung bis zur Höhe des halben Ladenpreises verlangen.
8.3. Absätze 8.1 und 8.2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen der Benutzerin/ des Benutzers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Schriftwerke, die nicht veröffentlicht sind.
8.4. Beruht die Publikation oder nichtveröffentlichte Schriftwerk nur zum Teil auf der Verwendung von Archivgut des AIdGL, hat die Benutzerin/der Benutzer die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und dem AIdGL eine Vervielfältigung der entsprechenden Seite zu überlassen.
8.5. Ohne Zustimmung des Urhebers dürfen nichtveröffentlichte Schriftwerke vom AIdGL nur zur Erschließung von Archivgut verwendet werden; Anderen Personen darf keine Einsicht in nichtveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden. Sätze 1 findet keine Anwendung, wenn das Urheberrecht erloschen ist.
8.6 Die Benutzerin/Der Benutzer ist verpflichtet, von einem ausschließlich in digitaler Form publizierten Werk, das sie/er unter wesentlicher Verwendung oder zum Teil auf Grundlage von Archivgut des IVDE verfasst oder erstellt hat, die zugehörige URL o.Ä. mitzuteilen.
9. Reproduktionen
9.1 Archivgut darf in den Benutzerräumen mit eigenen Geräten (Kameras, Smartphones, Tabletts, kontaktlose Scanner) entgeltfrei fotografiert werden.
9.2 Am Multifunktionsgerät (Scanner) des IdGL dürfen Reproduktionen (Scans) von Archivgut in Selbstbedienung angefertigt werden. Am Multifunktionsgerät dürfen keine externen Speichermedien oder sonstige Medien angebracht werden.
9.3 Die Fertigung von Reproduktionen nach Nummer 9.1 und 9.2 bedürfen der mündlichen Zustimmung des Institutspersonals.
9.4 Reproduktionen von Archivgut dürfen nur gefertigt werden, wenn eine Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann.
9.5 In Selbstbedienung angefertigte Reproduktionen sind ausschließlich für die Auswertung durch die Benutzerin/den Benutzer bestimmt. Sie dürfen weder an Dritte weitergegeben noch ohne vorherige Genehmigung entsprechend veröffentlicht werden.
10. Anfertigung von Reproduktionen durch das Institutspersonal
10.1. Jede Benutzerin/Jeder Benutzer kann die Anfertigung von Reproduktionen beantragen.
10.2. Die Reproduktionen können angefertigt werden, wenn keine Rechte Dritter entgegenstehen und der konservatorische Zustand des Archivguts dies erlaubt. Das Institutspersonal ist berechtigt auf Grundlage der Entgeltordnung des IdGL und nach Zustimmung der Archivbenutzerin/des Archivbenutzers, Dritte mit der Herstellung der Reproduktion zu beauftragen und die Auslagen der Benutzerin/dem Benutzer in Rechnung zu stellen. Die Benutzerin/Der Benutzer wird vorab über die voraussichtlichen Kosten informiert.
10.3. Die Anfertigungen von Reproduktionen müssen schriftlich mit dem dafür vorgesehenen Formular unter Angabe des Verwendungszweckes angefordert werden. Alle Reproduktionen werden vom IdGL als Scan bereitgestellt (per Mail oder Cloud-Dienst).
11. Wiedergabe von Reproduktionen
11.1. Die Wiedergabe von Reproduktionen in Publikationen, im Rahmen von Veranstaltungen, im Internet, Film, Funk und Fernsehen sowie in weiteren Medien bedarf der Zustimmung des IdGL. Ein entsprechender Antrag auf Wiedergabe von Reproduktionen ist von der Benutzerin/vom Benutzer zu stellen.
11.2. Im Falle einer Bewilligung des Antrags dürfen die Reproduktionen nur für den freigegebenen Zweck und Umfang und unter Angabe der Belegstelle wiedergegeben werden. Jegliche weitere Wiedergabe (Vervielfältigung, Veröffentlichung, Weitergabe an Dritte etc.) bedarf einer gesonderten Genehmigung seitens des IdGL.
11.3. Die Genehmigung einer Wiedergabe von Reproduktionen kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) wesentliche Angaben im Antrag auf Wiedergabe von Reproduktionen nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Genehmigung der Wiedergabe von Reproduktionen geführt hätten,
c) die Benutzerin/der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
d) die Benutzerin/der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
11.4. Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem AIdGL ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
11.5. Selbst angefertigte Fotografien von Archivgut oder sonstige in Selbstbedienung angefertigte digitale Reproduktionen von Archivgut (Scans) dürfen nur dann publiziert werden, wenn ein Antrag auf Wiedergabe von Reproduktionen entsprechend Abs. 11.1 durch das IdGL genehmigt wird.
12. Entgelte
12.1. Die Erhebung von Entgelten und Auslagen richtet sich nach der Anlage „Entgeltverzeichnis für das wissenschaftliche Archiv und die wissenschaftliche Bibliothek des Instituts für donauschwäbische Geschichte und Landeskunde“. Die Anlage ist Bestandteil dieser Nutzungsordnung.
12.2. Auf die Erhebung von Entgelten kann bei Schenkerinnen und Schenkern von Archivgut verzichtet werden. Die Erstattung von Auslagen bleibt von einem Verzicht auf Entgelte unberührt.
13. Entscheidungen
13.1. Die Entscheidungen nach der Benutzungsordnung trifft das Institutspersonal, sofern sich nicht die Institutsleitung eine Entscheidung vorbehält.
13.2. Im Übrigen ist den Weisungen des Institutspersonals im Hinblick auf die Benutzung des Archivs Folge zu leisten.
14. Datenschutz
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten angewendet. Das Archiv des IdGL erhebt, speichert, aktualisiert und nutzt personenbezogene Daten seiner Benutzerinnen und Benutzer im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Es erteilt der Benutzerin/dem Benutzer auf Antrag Auskunft über die zu ihrer/seiner Person gespeicherten Daten
15. Inkrafttreten
Diese Archivordnung tritt am 01.05.2025 in Kraft
Tübingen, den 01.05.2025
Prof. Dr. Reinhard Johler
Wissenschaftlicher Leiter des IdGL